Системное решение для служб внутреннего аудита и внутреннего контроля

Функционал и краткие характеристики

• Основные принципы

  • Риск-ориентированный подход ко внутреннему аудиту
  • Календарное планирование аудиторских проверок, распределение ресурсов
  • Использование шаблонов аудиторских заданий, описаний и рабочих документов
  • Общая база знаний, архивирование
  • Отчеты и графики для руководства

• Контрольные процедуры

  • Мониторинг управления рисками предприятия
  • Контроль за проведением аудиторских процедур
  • Оценка и управление бюджетом проверок
  • Отслеживание выполнения рекомендаций
  • Аналитические отчеты, графики и OLAP-кубы

• Развитие

  • Использование многочисленных прошлых опытов и знаний для проведения аудита
  • Внесение изменений в Систему новых положений и инструкций, регламентирующих деятельность Службы внутреннего аудита
  • Легкая и удобная настройка любых отчетов, графиков и диаграмм
  •Жесткое закрепление ролей, прав и полномочий

• Планирование

  Рабочее место руководителя Службы внутреннего аудита и руководителя аудита
  
  Блок разделов, предназначенный для сбора информации обо всех объектах и областях аудита, планирования аудитов на год, квартал, месяц и планирования аудиторской проверки.

• Аудит

  Рабочее место аудитора
  
  Блок разделов, предназначенный для проведения аудиторской проверки, выполнения работ по аудиторскому заданию, сбору, анализу и получению необходимых отчетов по проверке.

• Мониторинг

  Рабочее место внутреннего контроля и внутреннего аудита
  
  Блок, позволяющий анализировать итоги, делать выводы по результатам деятельности службы внутреннего аудита. А также осуществлять регулярный мониторинг действий объектов аудита по результатам аудиторских заданий.

• Коммуникации

  Общая информация, предназначенная для всех
  
  Блок разделов, наполненный контактами и инструментарием обмена информацией как внутри службы внутреннего аудита, так и внутри организации в целом, а также с третьими лицами.

• Методология

  Рабочее место методолога
  
  Блок разделов позволяет наполнять Систему внутрифирменной спецификой организации, разрабатывать и внедрять шаблоны и стандарты деятельности.

• Инструменты

  Рабочее место администратора Системы AuditModern
  
  Блок разделов позволяет осуществлять донастройки к Системе на уровне администратора и настраивать внешние настройки обмена данными с другими Системами

• Планирование внутреннего аудита

  
  Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита (МПСВА)
  Международные основы профессиональной практики внутреннего аудита
  COSO, COSO2, COSO3
  Опыт международных и российских компаний финансового и реального сектора
  Методические материалы и практики Института Внутренних Аудиторов (IIA)

• Результаты деятельности внутреннего аудита

  
  

• Карта рисков

  
  Риск-менеджер (отдел управления рисками), а в отсутствии таковых должностей – сам внутренний аудитор (Служба внутреннего аудита) в соответствии с прошлыми опытами (отчетами по прошлым проверкам) – выявляет основные риски, присутствующие в Организации (Холдинге). Далее их классифицирует и оценивает вероятность наступления и последствия /влияние этих рисков, рассылая опросные листы владельцам этих рисков. Система ранжирует риск как высокий/средний/низкий в зависимости от значимости. Риски, значение которых превышает риск-аппетит, помечаются для включения годовой/квартальный план аудиторских проверок. Далее руководитель Службы внутреннего аудита редактирует годовой/квартальный план аудиторских проверок, обозначая цели проверки, сроки, объем, занятость специалистов и другие необходимые параметры.

• Годовой план

  
  В соответствии с прошлыми данными, внесенными ранее в Систему, а также на основании текущего анализа ситуации формируется годовой план деятельности службы внутреннего аудита. При этом используются алгоритмы анализа всех показателей рассматриваемых областей аудита : риски, опросы владельцев рисков, прошлые недостатки, рекомендации выполненные/невыполненные, аудиторские задания, и т.п. а также рекомендации Комитетов и самих владельцев процессов. Составление годового плана сопровождается расчетом доступного рабочего времени на включенные проверки исходя из общедоступных ресурсов. В разветвленных Холдингах составляются подчиненные планы, входящие в общий годовой план.

• Планирование аудиторского задания

  
  Руководитель аудита планирует аудиторские проверки, исходя из риск-ориентированного подхода (программа по подпроцессам, рискам, контролям) или использует шаблоны аудиторских программ (из раздела Методология) Далее он назначает исполнителей на работы и детализирует исполнение работы в соответствии с уровнем квалификации исполнителя (либо убирает лишние детали, добавленные автоматически из шаблона проверки).

• Аудиторская проверка

  
  Аудитор выполняет назначенные ему аудиторские процедуры и фиксирует результаты (сохраняет в соответствующей папке аудиторские доказательства в любом формате: документ Word, Excel, аудио-, видео-запись, скан документа, фото, ссылка на размещенный в общедоступных ресурсах файл).

• Календарь аудитора

  Для удобного просмотра своих задач и их выполнения у аудитора имеется несколько режимов просмотра в зависимости от собственных привычек, например, в виде расписания:

• Контрольные мероприятия

  Назначенные задания контролирует руководитель проверки в модуле Процедуры для контроля
  

• Синхронизация данных с Outlook

  Необходимая переписка с должностными лицами и сотрудниками организации, а также с внешними организациями (кроме личной) автоматически сохраняются в общей базе для возможности использования и дальнейшей работе специалистом, уровень доступа которого позволяет пользоваться данной информацией.
  

• Опросные листы, оценка рисков

  Среди прочих инструментов аудитора в Системе имеется возможность формализовать вопросы и ответы в анкете-опроснике, который заполнять может как сам аудитор, интервьюируя сотрудников Предприятия, так и сотрудники, которым предназначены вопросы, самостоятельно пользуясь Системой. При этом, результатом заполнения опросника будет являться оценка риска: высокий/средний/низкий, либо иная градация в зависимости от Ваших внутрифирменных стандартов. Помимо этого, при опросе более одной персоналии возможно объединение ответов в графики ответов большинства.

• Оповещения и массовые рассылки

  При необходимости доведения до нужных лиц соответствующей однородной информации в Системе предусмотрены шаблоны писем, автоматически формируемых и наполняемых информацией по ситуации, а также модуль массовые рассылки: А наиболее важные задачи будут высвечиваться в режиме напоминания в соответствующее время соответствующему исполнителю-пользователю Системы.

• Автоматическая рассылка уведомлений

  
  Инструментарий Системы позволяет настраивать автоматизированные алгоритмы, например:

  • оповещения о предстоящих и просроченных мероприятиях для исполнителей и их руководителей,
  • рассылка и отправление запросов, опросов, отчетов,
  • загрузка обратной связи по запросам

  Дополнительные модули интеграции (например с Lotus) позволяют осуществлять общение с объектами аудита официальным способом, принятым в компании.

• Отражение наблюдений внутреннего аудитора

  
  Аудитор отражает негативные наблюдения, выявленные в процессе выполнения аудиторских процедур в карточке «Недостаток». Недостатки определенным образом классифицируются и при необходимости добавляются в базу шаблонов недостатков для дальнейшего использования. При фиксировании недостатка определяется потенциальный (существующий) риск. Аудитор идентифицирует риск, связанный с выявленным нарушением, дополняя (корректируя) тем самым карту рисков. По завершении проекта руководитель аудиторской проверки производит оценку влияния и последствий появления риска (рисков).

• Рекомендации аудитора

  Далее аудитор пишет рекомендации к исправлению нарушений, адресуя рекомендацию должностному лицу, ответственному за данный бизнес-процесс (объект проверки). Следуя рекомендации, должностное лицо отмечает в Системе результат ее исполнения. Мониторинг исполнения рекомендаций позволяет получить обратную связь от Предприятия в целях пересмотра карты рисков и годового плана аудиторских проверок на следующие периоды.

• Диаграмма Ганта

  
  Используя инструментарий типа «Диаграммы Ганта», Система позволяет наглядно планировать аудиторские задания и распределять рабочее время специалистов

• Бюджетирование

  При планировании аудиторского задания возможно также планирование финансовой составляющей проверки: например, расходы на командировку, дополнительное оборудование (например, диктофон, фотоаппарат) и другие материальные расходы.
  

• Организационные документы

  В Системе также ведется учет всех необходимых распорядительных и регламентных документов, как например: приказы на проверку, командировочные удостоверения, анкеты и прочее:

• Формирование документа по шаблону

  Которые выводятся на печать и сохраняются в общепринятом формате Word или Excel.

• Согласованные вопросы, база знаний

  Аудитором все согласованные вопросы по различным видам рисков и бизнес-процессам заносятся в общую базу знаний, готовые фразы из которой используются затем при написании рекомендаций, замечаний, для аудиторского отчета.

• Внутрифирменные методические материалы

  Все нормы и правила в целях упорядочивания работы и быстрого входа в должность нового сотрудника заносятся в аудиторскую библиотеку, выдержки и цитаты из которой при работе аудиторы используют. Система быстрого поиска и фильтрации позволяет быстро найти нужную типовую фразу из огромной базы знаний.

• Оформление итогов в виде графиков и диаграмм

  В зависимости от привычек руководителя итоги можно подвести в табличных, текстовых и графических вариантах, например в виде диаграмм:
  
  

• Отчет аудитора

  Отчет аудитора формируется по завершении проверки в том виде, в котором руководители привыкли видеть отчет, при этом его формирование у аудитора занимает мгновения: ведь весь текст уже написан при выполнении процедур, Система лишь автоматически сводит последовательно запись к записи. При необходимости можно формировать отчеты как детальные так и сводные: Отдельно по выполненным / не выполненным рекомендациям; Существенным / не существенным недостаткам; В разрезе бизнес-процессов компании; С итоговой суммой финансовых последствий для Предприятия (при условии ввода данной информации в момент проверки); Иной фильтр, который необходим для восприятия текста.

• Мониторинг по результатам выполнения задания

  План корректирующих действий по результатам задания согласовывается с бизнесом либо непосредственно в Системе (в случае подключения представителей от бизнеса к Системе в качестве пользователей), либо путем переписки и импорта-экспорта файлов необходимого формата. Результаты видны аудитору в Системе в любом виде (отчеты, графики, диаграммы).
  
  

• Работа с Веб-браузером

  
  Для удобства пользователей в «выездном режиме» имеется Веб-интерфейс, позволяющий занесение информации с любого удобного устройства (ноутбук, планшет, телефон). При этом пользователь видит корпоративный логотип и работает в удобном ему режиме.

• Веб-интерфейс для аудируемых лиц

  
  

  Для аудируемых лиц имеется специальное рабочее место, предусматривающее:
  1. Формирование обратной связи по результатам аудиторских проверок:
  • согласие/возражение по указанному аудиторами недостатку (сути недостатка, фактам, критериям, причинам, последствиям, рискам) с прилагаемыми доказательствами и описаниями,
  • согласие/возражение с выданной аудиторами рекомендации.
  2. ПУН (ПКМ/ПКД):
  • формирование плана устранения нарушений (плана корректирующих мероприятий),
  • назначение исполнителей и ответственных за выполнение корректирующих мероприятий,
  • отчет о выполнении корректирующих мероприятий по каждому исполнителю мероприятия с описаниями и приложением доказательств.
  3. Опросы/запросы/анкеты:
  • формирование ответов на запросы аудиторов согласно высланных опросников.

• Анкеты и опросники

  Анкеты и опросные листы, разработанные методологом или аудитором массово рассылаются адресатам/владельцам рисков, процессов, исполнителям контролей и аудируемым лицам, являющимися Веб-пользователями Системы. Заполненные интервью формируют итоговые отчеты, графики и сводные таблицы автоматически, заполняя при этом качественные и количественные показатели элементов Системы.

• Веб-интерфейс для аудиторов

  
  Рабочее место аудитора предусматривает:
  1. Работу аудитора по аудиторскому заданию:
  • выполнение аудиторских процедур,
  • отметки тайм-шитов,
  • заполнение рабочих документов,
  • приложение аудиторских доказательств,
  • описание наблюдений, комментариев, выводов,
  • оформление замечаний/недостатков, описание рекомендаций,
  • формирование дополнительных аудиторских процедур,
  2. Согласование формулировок нарушений и рекомендаций:
  • получение и обработка обратной связи от проверяемых объектов,
  • «ступенчатый» контроль за написанием акта/отчета по результатам выполнения аудиторских заданий,
  • переписки и согласования между аудиторами в рамках каждой процедуры, нарушения, рекомендации, доказательств и пр.
  3. Мониторинг результатов устранения нарушений:
  • реестр выполнения рекомендаций
  • реестр устраненных недостатков.
  • формирование и согласование плана корректирующих мероприятий.
  • мониторинг по результатам выполнения корректирующих мероприятий.